Word watermerk: toevoegen, verwijderen en beheren

Wat een watermerk technisch is

Het belangrijkste inzicht voor wie watermerken wil begrijpen: een Word watermerk staat in de koptekst. Het is een tekstobject of afbeelding dat in de koptekst is verankerd, maar dat achter de tekst over de hele pagina wordt weergegeven. Daarom verschijnt het op elke pagina die dezelfde koptekst gebruikt, en daarom gedraagt het zich precies zoals de koptekst zich gedraagt.

Dat verklaart vrijwel alle problemen die mensen met watermerken hebben. Heeft een document meerdere secties met losgekoppelde kopteksten, dan kan elke sectie een eigen watermerk hebben — of geen. Staat "Andere eerste pagina" aan, dan heeft de eerste pagina een eigen koptekst en dus mogelijk een eigen watermerk. Wie de werking van kopteksten en secties beheerst, heeft ook watermerken onder controle; zie daarvoor koptekst en voettekst in Word.

Stappenplan: een watermerk toevoegen

1. Ga naar het tabblad Ontwerpen en kies Watermerk.
2. Kies een van de standaardwatermerken, zoals Concept of Vertrouwelijk, of kies Aangepast watermerk.
3. Bij een aangepast tekstwatermerk stel je de tekst, het lettertype, de grootte, de kleur, de transparantie en de stand (diagonaal of horizontaal) in.
4. Bij een afbeeldingswatermerk selecteer je een afbeelding en kies je de schaal en of de afbeelding vervaagd wordt weergegeven.
5. Controleer het resultaat op meerdere pagina's, en in documenten met secties in elke sectie.

Een praktisch advies bij tekstwatermerken: kies een halfdoorzichtige, lichte kleur en houd het woord kort. Een watermerk moet opvallen zonder de leesbaarheid van de inhoud aan te tasten. Controleer ook hoe het document eruitziet als het wordt afgedrukt of naar PDF wordt geëxporteerd, omdat een kleur die op het scherm subtiel oogt op papier anders kan uitvallen. Over de exportstap zelf gaat Word naar PDF converteren.

Een watermerk verwijderen

De standaardroute is Ontwerpen → Watermerk → Watermerk verwijderen. In een eenvoudig document is dat voldoende. Blijft het watermerk staan, dan speelt meestal een van de volgende oorzaken:

• Meerdere secties. De opdracht werkt op de sectie waarin de cursor staat. Zijn de kopteksten van latere secties losgekoppeld van de vorige, dan blijft daar het watermerk staan. Zet de cursor in elke sectie en herhaal de opdracht.
• Eerste pagina of even/oneven pagina's. Een aparte koptekst voor de eerste pagina of voor even pagina's kan een eigen watermerk bevatten.
• Geen echt watermerk. Soms is het "watermerk" een gewone afbeelding, WordArt of een tekstvak dat iemand handmatig achter de tekst heeft gezet, in de koptekst of in de hoofdtekst. Word herkent dat niet als watermerk. Open de koptekst met een dubbelklik, selecteer het object en druk op Delete.
• Het watermerk komt uit het sjabloon. Verwijder je het in het document, dan krijgen nieuwe documenten het nog steeds mee. Pas dan het sjabloon aan.

Kan het object niet geselecteerd worden, dan staat het vaak achter de tekst. Het Selectievenster (via Start → Selecteren) toont alle objecten op de pagina, ook die achter de tekst, en maakt ze selecteerbaar.

Watermerken in sjablonen

Voor documenten die structureel met een watermerk beginnen — bijvoorbeeld een conceptversie van een rapport of een intern memo — hoort het watermerk in het sjabloon. Open daarvoor het .dotx-bestand zelf, niet een document dat erop gebaseerd is, voeg het watermerk toe en sla het sjabloon op. Nieuwe documenten krijgen het automatisch mee. Hoe je een sjabloon correct opzet en opslaat, lees je in Word sjabloon maken.

Denk vooraf na over de levenscyclus. Een "Concept"-watermerk dat in het sjabloon zit, moet op enig moment weer uit het document. Leg vast wie dat doet en wanneer, bijvoorbeeld als onderdeel van de afrondstap vóór verzending. Anders belanden er definitieve stukken met "Concept" bij de klant, of — minstens zo onhandig — concepten zonder markering die als definitief worden gelezen.

Een alternatief voor een watermerk in het sjabloon is een vaste markering in de koptekst of voettekst, bijvoorbeeld een regel "Concept — niet verspreiden". Die is minder opvallend maar ook minder storend, en is makkelijker consistent te houden met de rest van de huisstijl in Word.

Een watermerk is geen beveiliging

Dit is het punt waarop het in de praktijk vaak misgaat. Een watermerk "Vertrouwelijk" vertelt de lezer hoe met het document moet worden omgegaan, maar het dwingt niets af. Iedereen die het document kan bewerken, kan het watermerk verwijderen. Het houdt niemand tegen die het bestand doorstuurt, kopieert of afdrukt. En het zegt niets over wie het document mag openen.

Wil je voorkomen dat een watermerk wordt verwijderd, dan kun je het document beperken tot alleen-lezen of tot het invullen van formulieren. Dat verhoogt de drempel, maar ook dat is geen sterke beveiliging tegen iemand die het bewust wil omzeilen. Wat Word daar wel en niet in kan, staat in Word document beveiligen.

Verschil met gevoeligheidslabels

In Microsoft 365-omgevingen waar gevoeligheidslabels zijn ingericht, kan een label een visuele markering toevoegen: een koptekst, voettekst of watermerk met bijvoorbeeld "Vertrouwelijk". Dat lijkt op een handmatig watermerk, maar het verschil zit in wat erachter zit. Een label is een classificatie die aan het bestand hangt, die beleid kan afdwingen en die, afhankelijk van de inrichting, ook versleuteling en toegangsbeperking kan toepassen. Het handmatige watermerk is alleen opmaak.

Gebruikt de organisatie labels met markering, voeg dan niet daarnaast handmatig een ander watermerk toe. Twee markeringen die elkaar tegenspreken ("Intern" via het label, "Vertrouwelijk" handmatig) zijn erger dan geen markering. Laat de classificatie het label bepalen en houd handmatige watermerken voor procesmarkeringen zoals "Concept". Meer over labels lees je in gevoeligheidslabels voor documenten.

Beheer over meerdere documenten

Een watermerk per document aanpassen is geen probleem. Het wordt een probleem als tientallen sjablonen en honderden documenten verschillende varianten gebruiken: "Concept", "CONCEPT", "Draft", verschillende kleuren, verschillende standen. Dat oogt slordig en maakt markeringen onbetrouwbaar, omdat niemand meer weet welke variant wat betekent.

Leg daarom een klein aantal toegestane watermerken vast, met exacte tekst, kleur en stand, en zorg dat ze via de sjablonen worden aangeboden in plaats van dat iedereen ze zelf maakt. Het beheer daarvan hoort bij het sjabloonbeheer als geheel: één eigenaar, één plek, versiebeheer. Voor organisaties die dat breder willen regelen, is het centraal aanbieden van goedgekeurde sjablonen onderdeel van documentautomatisering.

Checklist

• Het watermerk is toegevoegd via Ontwerpen → Watermerk, niet als losse afbeelding.
• Elke sectie en elk koptekstype (eerste pagina, even, oneven) is gecontroleerd.
• Structurele watermerken staan in het sjabloon, niet alleen in losse documenten.
• Er is vastgelegd wie een Concept-watermerk verwijdert en op welk moment.
• Niemand vertrouwt op het watermerk als beveiliging.
• Handmatige watermerken spreken eventuele gevoeligheidslabels niet tegen.
• Het resultaat is gecontroleerd in afdruk en in PDF.