Koptekst en voettekst in Word: secties, nummering en beheer

Het basisprincipe: kop- en voetteksten horen bij secties

Een Word-document bestaat uit een of meer secties. Elke sectie heeft eigen instellingen voor paginarichting, marges, kolommen en — het belangrijkste hier — kop- en voetteksten. Een document zonder sectie-einden heeft één sectie en dus één set kop- en voetteksten voor alle pagina's.

Binnen een sectie zijn er maximaal drie varianten van de koptekst en drie van de voettekst: voor de eerste pagina, voor even pagina's en voor oneven pagina's (of voor alle pagina's als je geen onderscheid maakt). Wie dat model eenmaal voor ogen heeft, kan vrijwel elk kop- en voettekstprobleem verklaren. De vraag is steeds: in welke sectie sta ik, en welke van de varianten zie ik?

Stappenplan: kop- en voetteksten instellen

1. Open de koptekst met een dubbelklik bovenin de pagina, of via Invoegen → Koptekst → Koptekst bewerken. Het contextuele tabblad voor kop- en voettekst verschijnt.
2. Bepaal of de eerste pagina afwijkt. Zet dan Andere eerste pagina aan. Dat is gebruikelijk bij brieven en rapporten met een voorblad.
3. Bepaal of het document dubbelzijdig wordt afgedrukt met gespiegelde kopteksten. Zet dan Even en oneven pagina's verschillend aan.
4. Plaats de inhoud: logo, documenttitel, kenmerk, paginanummer. Gebruik daarvoor stijlen en velden in plaats van losse, handmatig opgemaakte tekst.
5. Voeg waar nodig sectie-einden in (Indeling → Eindemarkeringen → Volgende pagina) en bepaal per sectie of de kop- en voettekst gekoppeld blijft aan de vorige.
6. Sluit af met Koptekst en voettekst sluiten of een dubbelklik in de hoofdtekst, en controleer het document pagina voor pagina.

Koppelen aan vorige: de knop die alles verklaart

Een nieuwe sectie neemt standaard de kop- en voettekst van de vorige sectie over, via de instelling Koppelen aan vorige. Zolang die aan staat, wijzig je met een aanpassing in de nieuwe sectie ook de vorige. Dat is de reden dat mensen de koptekst van een bijlage aanpassen en vervolgens merken dat de koptekst van het hele rapport is veranderd.

Wil je een afwijkende kop- of voettekst in een sectie, zet dan eerst Koppelen aan vorige uit en pas daarna pas de inhoud aan. Let op: de koppeling geldt per variant. De koptekst en de voettekst worden los gekoppeld, en ook de eerste-pagina-variant en de even/oneven-varianten hebben elk een eigen koppeling. Een voettekst die "vanzelf" verandert, is vaak een variant waarvan de koppeling nog aan stond.

Paginanummering

Paginanummers voeg je in via Invoegen → Paginanummer. Word plaatst daarmee het veld PAGE in de kop- of voettekst. Via Paginanummers opmaken stel je de notatie in (1, 2, 3 of i, ii, iii) en of de nummering doorloopt vanaf de vorige sectie of opnieuw begint bij een bepaald nummer.

Een veelvoorkomende opzet: een voorblad zonder nummer, een inleidend deel met Romeinse cijfers en de hoofdtekst die bij 1 begint. Dat vraagt drie secties. Het voorblad krijgt geen nummer (via Andere eerste pagina of een eigen sectie), de tweede sectie krijgt Romeinse notatie, en de derde sectie wordt losgekoppeld en begint opnieuw bij 1. Dezelfde opbouw is nodig als het document een inhoudsopgave bevat die naar de juiste paginanummers moet verwijzen.

Voor "pagina X van Y" gebruik je PAGE en NUMPAGES. Let op dat NUMPAGES het totaal van het hele document telt. Beginnen secties opnieuw met nummeren, dan klopt "pagina 3 van 42" niet meer met wat de lezer ziet; gebruik dan SECTIONPAGES voor het aantal pagina's in de sectie.

Velden in kop- en voetteksten

Velden maken kop- en voetteksten dynamisch. Naast paginanummers zijn nuttige voorbeelden: de bestandsnaam, documenteigenschappen zoals titel of kenmerk, en STYLEREF, dat de tekst van de dichtstbijzijnde alinea met een bepaalde stijl toont. Met STYLEREF kun je bijvoorbeeld de titel van het huidige hoofdstuk automatisch in de koptekst laten meelopen, mits de hoofdstuktitels consequent met een kopstijl zijn opgemaakt.

Twee handelingen zijn handig om te kennen. Met Alt+F9 schakel je tussen de veldcodes en de resultaten, zodat je ziet welk veld waar staat. Met F9 werk je een geselecteerd veld bij. Velden in kop- en voetteksten worden vaak pas bijgewerkt bij afdrukken of in de afdrukweergave; controleer daarom vóór verzending of de waarden kloppen. Dat velden alleen goed werken als de stijlen op orde zijn, is een terugkerend thema; zie Word stijlen beheren.

Valkuilen bij kopiëren en samenvoegen

De meeste kop- en voettekstproblemen ontstaan niet bij het maken van een document, maar bij het samenvoegen van inhoud uit andere documenten. Een sectie-einde bevat de sectie-instellingen, inclusief kop- en voetteksten. Kopieer je een blok tekst mét het sectie-einde, dan importeer je de kop- en voettekst van het brondocument. Het resultaat: een oud logo, een verkeerd kenmerk of een tweede nummering midden in het document.

• Zet de weergave van opmaaktekens aan (Ctrl+Shift+8) zodat je sectie-einden ziet voordat je kopieert.
• Plak inhoud uit andere documenten bij voorkeur met de opmaak van het doeldocument, of als platte tekst.
• Kopieer nooit de laatste alinea-markering van een document mee; daarin zitten de instellingen van de laatste sectie.
• Controleer na het samenvoegen elke sectie op koptekst, voettekst en nummering.

Wie regelmatig documenten uit meerdere delen opbouwt, doet er goed aan de werkwijze vast te leggen. Meer daarover in documenten samenvoegen in Word.

Centraal beheer via sjablonen

Kop- en voetteksten zijn bij uitstek iets dat in het sjabloon hoort en niet per document moet worden ingericht. Logo, adresgegevens, kenmerkregel en nummering zijn onderdeel van de huisstijl. Staan ze in het sjabloon, dan begint elk document goed. Worden ze per document nagebouwd, dan ontstaan er binnen korte tijd varianten; zie huisstijl in Word.

Gebruik in het sjabloon velden en documenteigenschappen in plaats van tekst die de gebruiker moet overtypen. Een kenmerk dat uit een documenteigenschap komt, staat op elke pagina hetzelfde. Een kenmerk dat per pagina handmatig is ingevuld, niet altijd. Leg ook vast wie het sjabloon beheert: wijzigt het adres of het logo, dan moet dat op één plek worden doorgevoerd. Hoe je zo'n sjabloon opzet, staat in Word sjabloon maken.

Checklist

• Het aantal secties is bewust gekozen en elk sectie-einde heeft een reden.
• Koppelen aan vorige staat alleen uit waar de kop- of voettekst echt moet afwijken.
• Eerste pagina en even/oneven pagina's zijn per sectie gecontroleerd.
• Paginanummering loopt door of begint bewust opnieuw, met de juiste notatie.
• "Pagina X van Y" gebruikt het juiste veld voor het totaal.
• Logo, adres en kenmerk komen uit het sjabloon, niet uit handmatige tekst.
• Na het samenvoegen van inhoud is elke sectie opnieuw gecontroleerd.