Word nummering met meerdere niveaus: zo krijg je het stabiel

Het mechanisme: nummering hangt niet aan de alinea

Dit is de kern van het hele artikel. Een genummerde alinea in Word bevat zelf geen nummer. Wat de alinea bevat, is een verwijzing naar een lijstsjabloon: een onzichtbaar object in het document dat de nummeringsdefinitie bevat voor negen niveaus — welk cijferformaat, waar de reeks begint, hoe niveaus zich tot elkaar verhouden, hoe ver ingesprongen wordt. Het zichtbare nummer wordt berekend op basis van dat lijstsjabloon en de plaats van de alinea in de reeks.

Een document kan meerdere lijstsjablonen bevatten, en dat is precies waar het misgaat. Elk lijstsjabloon telt zijn eigen reeks. Twee alinea's die er identiek uitzien kunnen aan verschillende lijstsjablonen hangen, en dan tellen ze onafhankelijk van elkaar door. Voor de gebruiker ziet dat eruit als "Word doet maar wat", terwijl Word precies doet wat er staat.

Elke duurzame oplossing komt daarom neer op één principe: zorg dat er in het document maar één lijstsjabloon voor de koppenhiërarchie bestaat en dat alle koppen daaraan hangen. Dat bereik je met een lijststijl.

De knop versus de lijststijl

Onder Start → Alinea zit de knop Lijst met meerdere niveaus. Kies je daar een indeling uit de galerie, dan past Word een lijstsjabloon rechtstreeks toe op je selectie. Dat werkt voor één lijstje in één document. Het is niet benoemd, niet herbruikbaar en niet centraal aanpasbaar, en bij herhaald gebruik verzamelt je document lijstsjablonen.

De juiste route is een lijststijl. Die staat als benoemde stijl in de stijlenlijst, kan in het sjabloon worden opgeslagen, kan aan kopstijlen worden gekoppeld en is centraal aan te passen. Dat is dezelfde redenering als bij alle andere stijlen; zie Word stijlen beheren voor het bredere principe. Het verschil in het eindresultaat is groot: met een lijststijl doet de gebruiker helemaal niets meer aan nummering — hij kiest Kop 2 en het nummer verschijnt.

Stap voor stap: een lijststijl bouwen en koppelen

Werk in een schoon document dat op je sjabloon is gebaseerd, en volg deze volgorde. Afwijken van de volgorde is de meest voorkomende oorzaak van een half werkende opzet.

• Maak de lijststijl aan. Klik op de knop Lijst met meerdere niveaus en kies onderin Nieuwe lijststijl definiëren. Geef hem een functionele naam, bijvoorbeeld "Kopnummering".
• Open de niveau-instellingen. Kies binnen dat dialoogvenster Opmaak → Nummering zodat je het volledige dialoogvenster met alle negen niveaus krijgt, en klik op Meer om de extra opties uit te klappen. Zonder die extra opties zie je het koppelingsveld niet.
• Koppel elk niveau aan een kopstijl. Selecteer niveau 1, kies rechts bij Niveau koppelen aan stijl de waarde Kop 1. Herhaal voor niveau 2 met Kop 2, niveau 3 met Kop 3 en niveau 4 met Kop 4. Dit is de belangrijkste stap van de hele procedure.
• Stel per niveau het cijferformaat in. Bij niveau 2 zet je de cursor in het veld Notatie voor getal, kies je bij Nummer opnemen van niveau het bovenliggende niveau en typ je het scheidingsteken. Zo bouw je 1, dan 1.1, dan 1.1.1. Verwijder nooit handmatig de grijze cijfers in dat veld; die staan voor de niveauvariabelen.
• Zet uitlijning en inspringing per niveau. Bepaal de positie van het nummer en de tekstinspringing. Kies bij Volgen door bewust tussen tab, spatie of niets — een tabstop zonder bijbehorende tabpositie zorgt voor de gaten die je in veel documenten ziet.
• Sla op in het sjabloon. Kies in het lijststijldialoogvenster de optie om de stijl beschikbaar te maken voor nieuwe documenten op basis van dit sjabloon, en bewaar het sjabloon vanuit je beheerde bron.

Opnieuw beginnen of doorlopend nummeren

Per niveau bepaal je of de nummering opnieuw begint na een hoger niveau of doorloopt. Voor een klassieke hoofdstukstructuur wil je dat niveau 2 opnieuw begint na elk nieuw niveau 1: hoofdstuk 2 start weer bij 2.1. Voor doorlopende artikelnummering in contracten wil je dat juist niet.

Zet dit bewust en per niveau, ook wanneer het standaardgedrag toevallig al klopt. In documenten waar dit niet expliciet is ingesteld, ontstaat het probleem pas maanden later, wanneer iemand een hoofdstuk verplaatst of een bijlage toevoegt. Bijlagen zijn overigens een categorie apart: die krijgen vaak een eigen letterreeks (A, B, C) en horen dan aan aparte bijlagekopstijlen met een eigen lijststijl, niet aan dezelfde reeks als de hoofdtekst.

De klassieke symptomen en hun oorzaak

Vier scenario's die iedereen herkent, met de oorzaak erachter.

• De nummering springt terug naar 1. De alinea hangt aan een ander lijstsjabloon dan de voorgaande koppen, of "opnieuw beginnen" staat aan op een niveau waar dat niet hoort.
• Twee documenten samenvoegen levert dubbele nummering op. Beide documenten hadden hun eigen lijstsjabloon met dezelfde naam. Bij het samenvoegen blijven het twee objecten, dus twee reeksen. Hoe je documenten netjes samenvoegt staat in documenten samenvoegen in Word.
• Plakken sleept een tweede lijstsjabloon mee. Bij plakken met bronopmaak importeert Word de nummeringsdefinitie uit het bronsysteem. Vanaf dat moment heeft het document twee concurrerende definities. Plak daarom met doelstijlen of als platte tekst.
• Kop 3 nummert als 1.1 in plaats van 1.1.1. Niveau 3 is niet aan Kop 3 gekoppeld, of de gebruiker heeft de kop met Tab of met de knop "Niveau verhogen" verplaatst in plaats van de juiste kopstijl te kiezen — waardoor de alinea op het verkeerde lijstniveau staat.

Een besmet document schoonmaken

Repareren doe je van grof naar fijn, en altijd op een kopie. Selecteer eerst het hele document en verwijder handmatige nummering (de nummerknop uitzetten) en directe opmaak op de koppen. Zet vervolgens elke kop expliciet op de juiste kopstijl — controleer dat in het navigatiedeelvenster, want daar zie je meteen of de hiërarchie klopt. Pas daarna de lijststijl opnieuw toe, beginnend bij de allereerste kop van het document.

Loop tot slot de niveaus na en controleer bij de eerste kop of "doorlopend" of "opnieuw beginnen" goed staat. Blijft het rommelen, dan zitten er meerdere lijstsjablonen in het document die je niet stuk voor stuk kunt opruimen. In dat geval is de tekst als platte tekst overzetten naar een schoon document op basis van het sjabloon, en daarna de kopstijlen opnieuw toekennen, vrijwel altijd sneller dan doorrepareren. Bij sjablonen die structureel besmet zijn, is het sjabloon zelf herzien de enige duurzame route.

Waarom dit in het sjabloon hoort

Alles hierboven is per document te doen, en precies daarom gaat het in organisaties mis: het wordt per document gedaan. Iemand lost het op in zijn eigen rapport, een collega doet het net anders, en het volgende document begint weer bij nul. Nummering is geen gebruikershandeling maar een sjablooneigenschap. Staat de lijststijl in het sjabloon en is die aan de kopstijlen gekoppeld, dan is de nummering correct vanaf de eerste regel die iemand typt.

Dat vraagt wel dat het sjabloon centraal beheerd wordt en dat gebruikers er daadwerkelijk mee starten in plaats van een oud document te hergebruiken. Zie Word sjabloon maken voor de opzet en template governance voor de manier waarop je borgt dat iedereen met de juiste versie start.

Wat dit betekent voor contracten en beleidsstukken

In een intern rapport is verkeerde nummering hinderlijk. In een contract, een beleidsstuk of een besluit is het een inhoudelijk risico, want er wordt naar genummerde onderdelen verwezen: "in afwijking van artikel 7.2", "conform de procedure in 3.4.1". Verspringt de nummering na een late wijziging, dan verwijst de tekst naar iets anders dan bedoeld — en dat merkt niemand tot het ertoe doet.

Twee maatregelen beperken dat risico. Gebruik voor interne verwijzingen kruisverwijzingen (Invoegen → Kruisverwijzing) in plaats van getypte nummers, zodat verwijzingen meebewegen bij een wijziging en bij het bijwerken van velden automatisch kloppen. En houd de nummeringsstructuur in het sjabloon vast, zodat documenten van verschillende opstellers dezelfde opbouw hebben. Voor de bredere vraag hoe je documenten en dossiers zelf identificeerbaar maakt, is documentnummering het vervolgstuk.