Meertalige sjablonen in Word: één bron, meerdere talen, geen losse varianten

Het patroon dat je wilt voorkomen

Het begint onschuldig. Er is een Nederlands sjabloon, er komt een Engelstalige klant, en iemand maakt een kopie en vertaalt hem. Dat bestand heet dan bijvoorbeeld "Offerte EN definitief v2". Vanaf dat moment bestaan er twee documenten die op elkaar lijken maar niets van elkaar weten.

De eerste wijziging gaat nog goed, want die is groot genoeg om aan te denken. De tweede, kleine wijziging — een gewijzigde betalingstermijn, een aangepaste bepaling, een nieuw telefoonnummer in de voettekst — landt alleen in de Nederlandse versie. Er komt geen foutmelding, niemand merkt het, en de Engelse offerte die een maand later naar een klant gaat, bevat verouderde voorwaarden. Dat is geen vertaalprobleem; het is een beheerprobleem dat zich als vertaalprobleem vermomt.

Het risico groeit met het aantal vestigingen. Zodra een buitenlands kantoor zijn eigen set opbouwt omdat de centrale set "niet past", is de kans op terugkeer naar één bron klein.

De vier lagen die per taal verschillen

Meertaligheid is geen enkelvoudig probleem. Er zijn vier lagen, en ze vragen elk om een ander soort beheer. Wie ze op één hoop gooit, komt er niet uit.

Vaste tekst. Kopjes, standaardalinea's, voorwaarden, het ondertekenblok, labels als "Datum" en "Kenmerk". Dit is de laag waar de meeste vertaalarbeid zit en waar drift het snelst optreedt, omdat het volume groot is en de wijzigingen klein.

Variabele gegevens. Datum-, bedrag- en getalnotatie verschillen per taal en per regio: het decimaalteken, de duizendtalscheiding, de volgorde van dag en maand, de valutapositie. Dit is de laag die het vaakst wordt vergeten omdat de tekst gewoon klopt en alleen het formaat afwijkt.

Opmaak. Vertaalde tekst heeft een andere lengte. Duitse en Franse teksten lopen doorgaans uit ten opzichte van het Nederlands, wat kolombreedtes, vaste kaders en de paginaverdeling beïnvloedt. Daarnaast verschillen afbreekregels per taal en moet het gekozen lettertype de diakritische tekens dekken die je nodig hebt.

Juridische inhoud. Een vertaalde clausule is niet automatisch een geldige clausule. Begrippen zijn aan een rechtsstelsel gebonden en een correcte vertaling kan een andere juridische lading hebben. Deze laag hoort niet bij de vertaler maar bij een inhoudelijk verantwoordelijke.

De taalinstelling in Word

Word koppelt taal aan de tekst, niet aan het document. Elke alinea, elk woord, draagt een taalkenmerk met zich mee, en dat kenmerk bepaalt welke spellingcontrole en welke woordafbreking wordt toegepast. Je stelt het in via Controleren → Taal → Taal voor controle instellen, na selectie van de betreffende tekst.

Dat het kenmerk aan de tekst hangt, verklaart het meest voorkomende symptoom in meertalige documenten: een Engelse alinea die vol rode golflijntjes staat omdat hij als Nederlands is gemarkeerd, of andersom een Nederlandse alinea waar geen enkele fout wordt gesignaleerd. Bij kopiëren en plakken reist het oude taalkenmerk mee, dus in documenten die uit hergebruik zijn ontstaan is het bijna altijd een rommeltje.

In een sjabloon los je dit structureel op door de taal per stijl en per tekstblok vast te leggen. Zet ook Taal automatisch detecteren uit in de taalinstellingen: automatische detectie klinkt handig maar herkent korte alinea's stelselmatig verkeerd en verandert het kenmerk dan onder je handen. En let op de gevolgen voor afbreking: verkeerde taal betekent verkeerde afbreekpunten, wat in uitgevulde tekst direct zichtbaar is.

Datum-, valuta- en getalnotatie via velden

Typ een datum nooit met de hand in een sjabloon. Gebruik een veld met een expliciete opmaakschakelaar, zodat de notatie hoort bij de taal van het document en niet bij de regionale instellingen van de machine waarop het toevallig wordt geopend. Hetzelfde geldt voor bedragen: laat de notatie uit de veldopmaak komen in plaats van uit de gewoonte van de auteur.

Het praktische risico is subtiel maar reëel: een bedrag met een punt als decimaalteken in een document waar de lezer een komma verwacht, of een datum als 03-04 die in de ene taal 3 april en in de andere 4 maart betekent. In een offerte of een contract is dat geen cosmetisch detail. Leg per taalvariant vast welke notaties gelden en bouw ze in het sjabloon in, in plaats van erop te vertrouwen dat de auteur het weet.

Waar gegevens uit een bronsysteem komen — klantnaam, adres, bedragen, kenmerken — is de notatie een eigenschap van het sjabloon en niet van de invoer. Dat is precies de reden om variabele gegevens als veld op te nemen en niet als getypte tekst. Hoe je dat opzet komt aan bod in Word sjabloon maken.

Tekstblokken per taal beheren

De houdbare aanpak beheert niet bestanden maar tekstblokken. Elk blok — een standaardalinea, een voorwaarde, een toelichting — bestaat in de brontaal en in nul of meer vertalingen, en elke vertaling weet welke versie van de brontekst hij volgt.

Het effect daarvan is dat drift zichtbaar wordt. Wijzigt de brontekst, dan lopen de vertalingen daar aantoonbaar op achter en ontstaat er een expliciete vertaalactie. Zonder die koppeling is de achterstand onzichtbaar en ontdek je hem pas wanneer een klant een verouderde bepaling voorgelegd krijgt.

Wijs per taal een eigenaar aan die die acties oppakt en die bevoegd is om te besluiten dat een vertaling bewust niet wordt bijgewerkt. Die tweede bevoegdheid is minstens zo belangrijk als de eerste: zonder de mogelijkheid om "nee, niet nodig" vast te leggen, stapelt de achterstand zich op tot niemand er meer naar kijkt. Voor juridische tekstblokken werkt dit hetzelfde, met een strengere beoordeling; zie de clausebibliotheek in Word.

Eén sjabloon met taal als parameter, of één per taal?

De eerlijke afweging. Eén sjabloon met taal als parameter heeft als groot voordeel dat structuur, opmaak en logica maar één keer bestaan: een wijziging in de indeling landt automatisch in alle talen. Het nadeel is complexiteit in het sjabloon zelf en het risico dat een taalvariant onbedoeld meelift op een wijziging die alleen voor een andere taal bedoeld was.

Eén sjabloon per taal is eenvoudiger te begrijpen en te testen, en soms simpelweg nodig: als de taalversie inhoudelijk een ander document is — bijvoorbeeld omdat hij onder een ander rechtsstelsel valt of een andere structuur vereist — dan is het geen vertaling maar een eigen document. Beheer het dan ook zo, met een eigen eigenaar en een eigen goedkeuringsroute, en doe niet alsof de twee elkaars kopie zijn.

De vuistregel: gelijke structuur en gelijke inhoud met andere woorden? Eén bron met taalvarianten. Andere structuur of andere inhoudelijke werking? Bewust twee documenten. Wat je in beide gevallen wilt vermijden is de tussenvorm die in de praktijk het vaakst voorkomt: twee bestanden die bedoeld waren als kopie en niemand die bijhoudt of ze dat nog zijn.

De organisatie eromheen

Techniek lost meertaligheid niet op zonder eigenaarschap. Drie rollen moeten belegd zijn. De eigenaar van de brontekst bepaalt wat er inhoudelijk staat en initieert wijzigingen. De eigenaar per taal is verantwoordelijk voor de vertaling en voor het bijhouden ervan. De sjablooneigenaar beheert structuur en opmaak en bewaakt dat er geen taalvarianten ontstaan buiten de afgesproken set om.

Dat laatste is in de praktijk de moeilijkste. Een vestiging die vindt dat het centrale sjabloon niet past, bouwt zijn eigen set — en heeft daar meestal een goede reden voor. Behandel dat signaal daarom als input in plaats van als overtreding: vraag wat er niet past, pas de centrale bron aan, en zorg dat de centrale route de gemakkelijkste blijft. Dezelfde dynamiek speelt bij huisstijl over meerdere kantoren, uitgewerkt in het huisstijlhandboek vertalen naar Word en bij het ontwerp van briefpapier in Word, waar taalafhankelijke kop- en voetteksten samenkomen.

Wat je vastlegt

• Welke taalvarianten bestaan, per documentsoort. Niet "we doen ook Engels", maar een expliciete lijst.
• Welke versie van de brontekst een vertaling volgt. Zonder die koppeling is achterstand niet meetbaar.
• Welke varianten bewust niet bestaan. Dit voorkomt dat iemand er in het weekend een maakt omdat hij dacht dat hij ontbrak.
• Wie eigenaar is per taal, met een plaatsvervanger.
• Welke notaties per taal gelden voor datum, bedrag en getal.

Taal als metadata, niet als bestandsnaam

De laatste stap is conceptueel de belangrijkste. Zolang taal in de bestandsnaam zit — "Offerte NL", "Offerte EN" — is taal een eigenschap van een bestand, en bestanden vermenigvuldigen zich. Zodra taal een eigenschap van de inhoud is, wordt het beheerbaar: je kunt filteren op taal, vaststellen welke varianten achterlopen, en een wijziging in één beweging doorzetten naar de talen die hem moeten volgen.

Praktisch betekent dat: taal als metadata op het document in SharePoint, taalvarianten als eigenschap van het tekstblok, en één centrale sjabloonbron waar de gebruiker in Word zijn taal kiest in plaats van een bestand. Dat is precies het punt waarop bestandsbeheer ontgroeid raakt en beheerd sjabloonbeheer begint; wat daarbij komt kijken beschrijven we bij template governance.