Formulier maken in Word met contentcontrols

Wanneer een Word-formulier de juiste keuze is

De bepalende vraag is wat er met het ingevulde resultaat gebeurt. Blijft het een document — iets dat ondertekend, verstuurd, gearchiveerd of aan een dossier toegevoegd wordt — dan is Word de juiste plek. Denk aan een intakeformulier dat als bijlage in het dossier belandt, een verklaring die ondertekend moet worden, een aanvraag die als stuk wordt gearchiveerd, een checklist die bij de oplevering hoort.

Zijn de ingevulde gegevens het doel en is het document alleen de verpakking, dan is Word de verkeerde keuze. Gegevens verzamelen hoort in een formuliertoepassing of een vakapplicatie, waar validatie, verplichte velden, overzichten en export vanzelfsprekend zijn. Een Word-formulier dat door vijftig mensen wordt ingevuld en teruggestuurd, levert vijftig bestanden op die iemand handmatig moet uitlezen. Dat is geen formulierprobleem; dat is de verkeerde tool.

Stel die vraag expliciet voordat je begint te bouwen. Hij bepaalt niet alleen het middel maar ook de hoeveelheid werk die je er verstandigerwijs in steekt.

Het Ontwikkelaars-tabblad aanzetten

Alles wat je nodig hebt staat op het tabblad Ontwikkelaars, dat standaard verborgen is. Je zet het aan via Bestand → Opties → Lint aanpassen, waar je in de rechterkolom het vinkje bij Ontwikkelaars plaatst. Die instelling is persoonlijk en geldt voor de hele Word-installatie, niet per document; een collega die jouw formulier opent, hoeft het tabblad niet te hebben om het te kunnen invullen.

Op dat tabblad vind je de groep Besturingselementen met de contentcontrols, de knop Eigenschappen voor de geselecteerde control, de Ontwerpmodus en de knop Bewerking beperken. De exacte plek en benaming kunnen per versie licht verschillen; controleer hoe het lint er in jouw versie uitziet voordat je een werkinstructie schrijft.

De contentcontroltypen en wanneer je ze gebruikt

De set is compact en elk type heeft een duidelijk toepassingsgebied.

• Tekst in één regel (platte tekst) — voor korte waarden zoals een naam, plaatsnaam of referentie. De invuller kan er geen opmaak of alinea-einden in kwijt, en dat is precies de bedoeling: het houdt de lay-out heel.
• Tekst met opmaak — voor langere toelichtingen waarin alinea's en eenvoudige opmaak zijn toegestaan. Gebruik dit terughoudend; het is de control waarmee invullers de opmaak het snelst uit de pas laten lopen.
• Keuzelijst met invoervak — een lijst met voorgedefinieerde opties waarbij de invuller ook een eigen waarde mag typen. Geschikt als je stuurt op uniformiteit maar uitzonderingen niet wilt blokkeren.
• Vervolgkeuzelijst — alleen de voorgedefinieerde opties, geen eigen invoer. Dit is de control voor alles wat consistent moet zijn: kantoorvestiging, documentsoort, contracttype, afdeling.
• Datumkiezer — een kalenderselectie met een vaste notatie. Gebruik dit altijd in plaats van een tekstveld voor datums; het voorkomt de vier verschillende datumnotaties die anders onvermijdelijk ontstaan.
• Selectievakje — voor ja/nee-keuzes en checklists. Je kunt zelf bepalen welk teken als aangevinkt en niet-aangevinkt wordt weergegeven.
• Afbeelding — een vaste plek waar de invuller een afbeelding plaatst, bijvoorbeeld een foto bij een inspectierapport. De control houdt de afmetingen binnen de perken.
• Herhalende sectie — een blok dat de invuller kan dupliceren, voor situaties met een variabel aantal regels zoals gemachtigden, deelnemers of posten.

De ontwerpregel: kies altijd het meest beperkende type dat de taak aankan. Elke extra vrijheid die je geeft, komt vroeg of laat terug als een afwijkende invulling.

Eigenschappen per control

Selecteer een control en klik op Eigenschappen. Vier instellingen doen ertoe. De titel is wat de gebruiker ziet als aanduiding boven de control. De tag is de interne naam, onzichtbaar voor de invuller, en juist die is voor beheer het belangrijkst. De tijdelijke aanduiding is de grijze instructietekst die in het lege veld staat — formuleer die als opdracht ("Klik hier en typ de volledige statutaire naam") in plaats van als label, want dat scheelt vragen. En met "Inhoudsbesturingselement kan niet worden verwijderd" en "Inhoud kan niet worden bewerkt" bepaal je of de control blijft staan en of de inhoud vast is.

Besteed serieuze aandacht aan de tagnamen. Geef ze functionele, consistente namen — bijvoorbeeld een vaste schrijfwijze zonder spaties, met een herkenbaar voorvoegsel per categorie — en houd dezelfde naam aan voor hetzelfde gegeven in alle formulieren. Dat kost bij het bouwen vijf minuten extra en is de enige reden waarom je later nog iets zinnigs met het formulier kunt doen: gegevens uitlezen, controleren of alle verplichte velden gevuld zijn, of het formulier koppelen aan brondata. Tags als "Tekst1" en "Tekst2" maken dat onmogelijk.

Ontwerpmodus aan en uit

In de ontwerpmodus zie je de controls met hun begrenzingen en kun je de placeholdertekst bewerken. Buiten de ontwerpmodus zie je het formulier zoals de invuller het ziet. Dat onderscheid wordt onderschat: bijna elk formulier dat "niet werkt" is uitsluitend in de ontwerpmodus getest.

Maak het daarom tot vaste gewoonte om na elke aanpassing de ontwerpmodus uit te zetten en het formulier door te lopen zoals een invuller dat doet: met de Tab-toets van veld naar veld, zonder de muis. Zo merk je meteen of de tabvolgorde logisch is, of de placeholdertekst verdwijnt bij het typen, of de vervolgkeuzelijsten de juiste opties bevatten en of een lange invoer de lay-out opblaast. Laat het formulier bovendien één keer invullen door iemand die niet betrokken was bij het bouwen. Dat levert in de regel meer op dan nog een ronde zelf nakijken.

Het formulier vastzetten

Zolang het document niet beveiligd is, kan de invuller gewoon in de vaste tekst typen en controls verwijderen. Vastzetten doe je via Ontwikkelaars → Bewerking beperken. In het deelvenster dat verschijnt, zet je het vinkje bij bewerkingsbeperkingen en kies je in de keuzelijst de optie waarbij alleen het invullen van formulieren is toegestaan. Daarna activeer je de beveiliging en stel je desgewenst een wachtwoord in.

Twee praktische aandachtspunten. Ten eerste: bewaar dat wachtwoord op een plek waar de sjabloonbeheerder erbij kan, met vermelding bij welk sjabloon het hoort. Een beveiligd formulier waarvan het wachtwoord kwijt is, is bij de eerstvolgende wijziging niet meer aan te passen en moet opnieuw gebouwd worden. Ten tweede: overweeg of je het hele document wilt vergrendelen of alleen delen ervan. Met secties kun je een deel van het document vrij laten en een ander deel beschermen, wat nuttig is bij documenten waarin naast de invulvelden ook een vrij tekstblok hoort. Over de bredere afwegingen bij documentbescherming gaat Word sjabloon aanpassen.

Opslaan als sjabloon, niet als document

Dit is het punt waarop de meeste Word-formulieren in de praktijk stukgaan. Het formulier wordt opgeslagen als gewoon document en vervolgens rondgemaild of in een gedeelde map gezet. Iedereen die het invult, opent hetzelfde bestand, slaat een eigen kopie op, en al snel circuleren er varianten waarvan niemand weet welke actueel is. De eerste keer dat er een vraag bij komt, ontstaan er twee versies naast elkaar.

Sla het formulier daarom op als sjabloon (.dotx). Een sjabloon opent bij dubbelklikken als een nieuw, naamloos document, zodat de invuller de bron niet kan overschrijven. Zet het sjabloon op één centrale, aangewezen plek en verwijs daarnaar in plaats van het bestand rond te sturen. Leg bij het sjabloon vast wie de eigenaar is, welk versienummer het heeft en hoe een wijzigingsverzoek loopt. Dat is precies dezelfde beheerroutine als bij elk ander sjabloon; zie Word sjabloon maken.

Komen bepaalde tekstblokken in meerdere formulieren terug, overweeg dan die blokken als bouwstenen te beheren in plaats van ze te kopiëren; dat voorkomt dat een tekstwijziging in vijf formulieren afzonderlijk moet worden doorgevoerd. Zie bouwstenen en Quick Parts in Word.

Toegankelijkheid en tabvolgorde

Een formulier wordt met het toetsenbord ingevuld, niet met de muis. De volgorde waarin de Tab-toets door de controls springt, volgt de volgorde waarin ze in het document staan. Gebruik je een tabel voor de indeling — wat voor formulieren vaak de nette oplossing is — dan loopt de volgorde per rij van links naar rechts. Ontwerp de indeling daar dus op: een kolomindeling die visueel logisch is maar de tabvolgorde door elkaar gooit, maakt het invullen onnodig lastig.

Zorg daarnaast dat elk veld een zichtbaar label heeft dat in gewone tekst naast of boven de control staat, niet alleen als placeholder — placeholdertekst verdwijnt zodra er getypt wordt, en een half ingevuld formulier zonder labels is onleesbaar. Vul bij afbeeldingen een alternatieve tekst in, en gebruik kopstijlen voor de sectiekoppen van het formulier zodat de structuur ook voor hulpsoftware betekenis heeft.

De grens: wanneer een formulier geen formulier meer is

Drie signalen geven aan dat je het verkeerde gereedschap gebruikt. Dezelfde gegevens komen op meerdere plekken terug. Moet de naam van de klant op de voorpagina, in de aanhef, in de ondertekenregel en in de voettekst staan, dan is handmatig invullen een uitnodiging tot inconsistentie. Tekstblokken moeten voorwaardelijk verschijnen. Zodra een formulier instructies bevat in de trant van "verwijder deze alinea als het een eenmanszaak betreft", is de invuller een handmatige regelmachine geworden, met alle fouten van dien. De gegevens bestaan al elders. Staat de klantinformatie al in een bronsysteem, dan is overtypen niet alleen werk maar ook een foutbron en een verouderingsrisico.

In alle drie de gevallen is de vraag niet meer hoe je het formulier verbetert, maar hoe het document wordt opgebouwd. Dan hoort de gegevensinvoer één keer te gebeuren en het document daaruit voort te komen, met de juiste tekstblokken op basis van de gemaakte keuzes. Dat is een documentgeneratievraagstuk; zie documentautomatisering. Gaat het om het samenvoegen van gegevens uit een bestand met een standaarddocument, dan is de klassieke route beschreven in documenten samenvoegen in Word.

Dat betekent niet dat Word-formulieren overbodig zijn. Voor een afgebakend document dat ingevuld en als document verstuurd wordt, zijn ze precies goed genoeg en aanzienlijk sneller opgezet dan welke andere oplossing dan ook. Het betekent wel dat je de grens moet herkennen voordat je een formulier bouwt dat drie jaar lang handmatig onderhouden moet worden.