Documentclassificatie: metadata, identificatie en labels

Waarom classificeren

Classificeren betekent dat je van elk document een aantal eigenschappen expliciet vastlegt in plaats van ze af te leiden uit de naam of de map. Dat levert drie dingen op. Ten eerste vindbaarheid: een document is terug te vinden via verschillende invalshoeken, zoals klant, documenttype of status. Ten tweede juiste behandeling: bewaartermijnen, toegangsrechten en deelbeleid kunnen aan de classificatie worden gekoppeld. Ten derde verantwoording: bij een vraag van een klant, toezichthouder of accountant kun je laten zien welk document er is, wie de eigenaar is en welke status het heeft.

Organisaties die niet classificeren, doen dat in de praktijk toch — alleen impliciet. Iemand bouwt een mappenstructuur, een ander hanteert een naamconventie, een derde zet "DEFINITIEF" in de bestandsnaam. Dat werkt zolang de mensen die het systeem kennen er zijn. Expliciete classificatie maakt het onafhankelijk van personen.

De dimensies van een classificatieschema

Een bruikbaar schema beschrijft een document langs een beperkt aantal dimensies. Welke dat zijn, hangt af van de organisatie, maar de volgende komen vrijwel altijd terug:

• Documenttype — contract, offerte, beleidsstuk, advies, factuur, verslag.
• Relatie of dossier — de klant, het project of de zaak waar het document bij hoort.
• Status — concept, ter review, vastgesteld, vervallen.
• Eigenaar — de persoon of afdeling die inhoudelijk verantwoordelijk is.
• Vertrouwelijkheid — openbaar, intern, vertrouwelijk, strikt vertrouwelijk.

Houd het aantal waarden per dimensie beperkt en definieer ze eenduidig. Een lijst met twintig documenttypen waarvan er vijf op elkaar lijken, leidt tot willekeurige keuzes. Een lijst met acht goed omschreven typen wordt consequent gebruikt.

Metadata en kolommen in SharePoint

In Microsoft 365 is SharePoint de plek waar classificatie concreet wordt. Elke documentbibliotheek kan kolommen hebben: keuzevelden, datums, personen, of beheerde metagegevens uit een centrale termenset. Met inhoudstypen bundel je de kolommen die bij een bepaald documenttype horen, zodat een contract andere velden krijgt dan een verslag.

Het voordeel ten opzichte van mappen is fundamenteel: een document kan maar in één map staan, maar wel meerdere metadatawaarden hebben. Met weergaven kun je dezelfde bibliotheek filteren op klant, op status of op eigenaar, zonder het document te dupliceren. Hoe je dat inricht, staat uitgewerkt in SharePoint-metadata.

Let op de verhouding tussen verplichte en optionele velden. Verplichte velden zorgen voor volledigheid, maar elk extra verplicht veld verhoogt de kans dat gebruikers de eerste waarde in de lijst kiezen om verder te kunnen. Maak alleen die velden verplicht die aantoonbaar worden gebruikt, en vul waar mogelijk standaardwaarden in op basis van de bibliotheek of map.

Metadata bij het ontstaan van het document

De beste metadata wordt vastgelegd op het moment dat een document ontstaat, niet achteraf. Wie een contract maakt vanuit een sjabloon, weet op dat moment al het documenttype, de klant en de eigenaar. Wordt die informatie pas bij het opslaan gevraagd, dan wordt het een extra handeling die wordt overgeslagen of haastig ingevuld.

Word-sjablonen kunnen documenteigenschappen bevatten, en documenteigenschappen kunnen aan SharePoint-kolommen worden gekoppeld. Daardoor kan informatie die in het document wordt ingevuld, ook als metadata in de bibliotheek terechtkomen, afhankelijk van de inrichting. Dit is een van de redenen om sjablonen en metadata samen te ontwerpen in plaats van los van elkaar; zie Word sjabloon maken.

Documentidentificatie

Classificatie beschrijft wat een document is; identificatie maakt het uniek aanwijsbaar. Een bestandsnaam en een pad zijn daarvoor ongeschikt, omdat ze veranderen zodra iemand het bestand hernoemt of verplaatst. Een verwijzing in een e-mail of een ander document werkt dan niet meer.

SharePoint kent daarvoor de Document-id-service, die op siteverzamelingsniveau kan worden ingeschakeld en aan elk document een uniek ID toekent dat bij verplaatsen binnen die omgeving behouden blijft. Veel organisaties hanteren daarnaast een eigen kenmerk, zoals een dossier- of correspondentienummer, dat ook op het document zelf staat. Hoe je zo'n nummering opzet en consistent houdt, lees je in documentnummering.

DocID is een product dat zich richt op documentidentificatie en metadata, waarbij een documentkenmerk wordt toegekend zodat een document later terugvindbaar is. Of dat in een specifieke omgeving meerwaarde heeft naast de ingebouwde mogelijkheden van SharePoint, hangt af van de eisen aan het kenmerk en de bestaande inrichting.

Gevoeligheidslabels als vertrouwelijkheidsdimensie

Vertrouwelijkheid is een bijzondere dimensie, omdat er beleid aan gekoppeld moet worden: wie mag het document openen, mag het naar buiten, moet het worden versleuteld. In Microsoft 365 is daarvoor het gevoeligheidslabel bedoeld. Een label hangt aan het bestand en kan, afhankelijk van de inrichting en licenties, markeringen toevoegen en toegang beperken.

Leg de vertrouwelijkheid daarom bij voorkeur vast via labels en niet via een aparte metadatakolom met dezelfde waarden. Twee plekken waar vertrouwelijkheid wordt vastgelegd, lopen onvermijdelijk uiteen. Gebruik metadata voor de overige dimensies. Meer over de opbouw van een labeltaxonomie staat in gevoeligheidslabels voor documenten.

Stappenplan voor invoering

1. Inventariseer welke documenttypen er zijn en welke vragen er over documenten worden gesteld.
2. Kies een beperkt aantal dimensies en definieer per dimensie de toegestane waarden.
3. Richt in SharePoint kolommen en inhoudstypen in, met standaardwaarden waar mogelijk.
4. Koppel sjablonen aan de inhoudstypen, zodat metadata bij het ontstaan wordt vastgelegd.
5. Bepaal hoe documenten uniek worden geïdentificeerd.
6. Laat vertrouwelijkheid via gevoeligheidslabels lopen.
7. Start met één afdeling, evalueer het gebruik en pas het schema aan voordat je verder uitrolt.

Valkuilen

• Een schema dat op papier volledig is, maar in de praktijk te veel velden vraagt.
• Metadata die alleen achteraf wordt gevraagd en daardoor onbetrouwbaar is.
• Vertrouwelijkheid die zowel in een kolom als in een label wordt vastgelegd.
• Een mappenstructuur die de metadata dupliceert, zodat beide uit de pas gaan lopen.
• Geen eigenaar van het schema, zodat nieuwe waarden ongecontroleerd worden toegevoegd.

Classificatie is geen eenmalig project maar onderdeel van documentbeheer als geheel. Voor het bredere kader, zie documentbeheer in Microsoft 365.